Весь цивилизованный мир уже давно отказался от морально устаревшей, громоздкой и несуразной, как чемодан без ручки, бумажной системы документооборота, пишет From.ua. В нашей стране она продолжает существовать, но, судя по последним тенденциям, жить ей осталось недолго.

На днях стало известно, что Государственный комитет информатизации Украины разработал проект приказа, в котором изложены обязательные требования к электронным сообщениям систем автоматизации документооборота для организации электронного взаимодействия органов государственной власти. Проще говоря, лёд тронулся – наконец-то будут приняты стандарты, которыми смогут пользоваться все участники системы будущего электронного документооборота страны.

В этом проекте определены технические спецификации, устанавливающие формат, состав и содержание электронных сообщений, которые, фактически являются «электронным конвертом» для передачи электронных документов. 

Примеры для наследования

В странах Европы и США уже давно работает электронная система оборота документов. Стремящейся в Евросоюз Украине также без неё не обойтись. Подобная система позволяет освободить массу драгоценного времени, которое работники различных учреждений тратят на проволочки с бумагами.

Так, по данным Госкоминформнауки, на поиск и ожидание поступления необходимых документов в среднем «утекает» около 30% рабочего времени. На утверждение бумаг у начальства тратиться в среднем 20% рабочего дня. Ну и, так сказать, на десерт, еще одна цифра – 6% всех документов при прохождении из одного учреждения в другое теряются безвозвратно.

Помимо этого, государство тратит миллионы на содержание «писарей», перекладывающих (и теряющих!) бумажки, на обеспечение их необходимым количеством канцтоваров, принтеров и копиров. Все это уже давно пора модернизировать и отказаться от архаичного документального крючкотворства. Система электронного документооборота облегчит жизнь и рядовым гражданам, которым вдруг понадобится тот или иной документ. Главное условие внедрения такой системы – использование цифровой подписи, которая является залогом юридической значимости того или иного документа.

Конечно, над всем этим еще нужно долго и упорно работать, но ничего невозможного или фантастического тут абсолютно нет. Это лишь один из шагов к созданию в государстве единого информационного пространства, которое позволит создать прозрачную систему оборота бумаг, а также условия для коллективной работы над разными документами.

 

Что нужно сделать?

Для того чтобы система электронного документооборота в Украине заработала, надо предпринять ещё ряд важных шагов. Первым делом необходимо обновить соответствующую нормативную базу (как видим, первая ласточка уже есть), которая позволит оперативно провести организационно-технические мероприятия. Также, необходимо на основе международной стандартизации в этой области разработать технический регламент электронного документооборота. Немаловажно также придать юридическую силу электронным бумагам, используя электронную цифровую подпись. Последняя у нас используется до обидного редко, несмотря на существование соответствующего закона Украины.

Предстоит еще поработать и над адаптацией существующих систем электронного документооборота, и над бесперебойным прохождением документов между государственными органами и ведомствами, в которых функционируют различные системы электронного документооборота.

Игра, как говорится, стоит свеч – переход на единые требования к формату электронного взаимодействия сэкономит и время, и средства. Главное, что обмен информацией между различными органами исполнительной власти будет осуществляться «без посредников» - то есть, система будет создана так, что общего узла, так сказать, перевалочного пункта, где документы могут задержаться или затеряться, не будет.

А ГСССИЗИУ – против

Удивительно, но у такой жизнеспособной системы нашлись противники. В частности – Государственная служба специальной связи и защиты информации Украины (ГСССИЗИУ). Взамен эта организация предлагает внедрить в Украине MoReq2 – рекомендации Евросоюза для электронного оборота документов, который сейчас активно обсуждается, ведь в нем есть немало противоречивых моментов. Так, специалисты утверждают, что попытки унифицировать требования ко всем видам электронного взаимодействия привели к серьезному усложнению процесса их внедрения. Претензии ИТ-специалистов убедили создателей MoReq2 провести его модернизацию в направлении упрощения и разумной достаточности.

Новая версия рекомендаций Евросоюза под названием MoReq 2010 должна появиться в конце этого года. Работа над его адаптацией к нашей нормативной базе займет в лучшем случае год, а учитывая нашу оперативность и все три.

Стоит ли разработчикам СЕД «мучиться» с рекомендациями, которым жить осталось несколько месяцев? Или имеет смысл применить решение Госкоминформнауки для того, чтобы уже сегодня организовать электронное взаимодействие на рекомендациях MoReq1. Кстати, подобный путь избрала Российская Федерация, имеющая гораздо больший технологический потенциал.

Отдельного обсуждения требует, и предложение ГСССИЗИУ использовать «облачные технологии» Microsoft в качестве единого подхода к созданию систем электронного документооборота. На такой шаг не решилось ни одно государство в мире. Или там по-другому деньги считают или мы просто умнее всех остальных?

Игнорирование годами формируемых принципов построения систем документационного обеспечения управления, требований Госкомархива, опыта профессиональных разработчиков, а также пожеланий пользователей, изначально обрекает инициативу ГСССИЗИУ на провал. Обидно, что в наше очень не простое время, некоторые государственные мужи могут с лёгкостью принимать решения на проведение таких дорогостоящих экспериментов