Каждый архивный документ имеет свой срок хранения, по истечении которого он теряет свою актуальность и может быть удален из архива. Удаление таких документов позволяет освободить дополнительное место под архивирование, не загромождая архив ненужными папками. Но чрезвычайно важно не просто выбросить документы с истекшим сроком хранения, но именно уничтожить их, чтобы информация, содержащаяся в этих документах, не попала к третьим лицам.

Чем же опасны неуничтоженные документы? Во-первых, на них может размещаться печать компании – и это принесет вам множество проблем, если подобные документы попадут в руки мошенников. Во-вторых, серьезный ущерб предприятию может нанести попавшая в руки конкурентов или злоумышленников конфиденциальная информация (инструкции, данные о персонале компании, черновики из бухгалтерии или юридического отдела, внутренние технические документы, контактные данные клиентов, описания свойств производимой продукции и т.д.). Ущерб от попадания таких документов в руки недоброжелателей может быть настолько огромным, что само существование компании будет поставлено под угрозу.

Единственно правильным решением в данной ситуации будет своевременное уничтожение документов с истекшим сроком архивного хранения. Провести эту процедуру вы можете силами сотрудников компании, а можете обратиться в архивную организацию, предоставляющую услуги по конфиденциальному уничтожению архивных документов. Если вы выбрали второй вариант, то, по вашему желанию, при процедуре уничтожения может присутствовать представитель вашей компании.

Помните, что уничтожению должны подлежать не только документы на бумажных носителях, но и различные пластиковые карты, чеки, изделия из пленки и пластмассы и прочее, являющееся конфиденциальной собственностью компании. Как правило, уничтожение архивных документов осуществляется двумя способами: шредированием (измельчением на промышленном шреддере) и термической обработкой (сжиганием). Шредированием уничтожаются только документы на бумажных носителях, термической обработкой – любые документы, подверженные горению.

Не забывайте про своевременное уничтожение архивных документов. Такая ошибка может очень дорого стоить вашей компании.